Bij het instellen van een e-mailadres kan je gebruik maken van twee protocollen (POP3 en IMAP).

POP3
Wanneer je e-mail ophaalt via POP3, dan haal je in feite de e-mail fysiek van de server af en plaats je deze lokaal op het apparaat waarmee je de e-mail leest.

Voordelen

De mailbox wordt iedere keer volledig opgehaald zodra je connectie maakt met de e-mailserver, de e-mailbox zal dus minder snel vollopen.
Je hoeft niet altijd connectie te hebben met het internet om je e-mail te kunnen lezen.

Nadelen

Als het apparaat waarmee je de e-mail ophaalt kapot gaat, dan is de e-mail verloren (tenzij je een back-up hebt gemaakt).
Als je via een ander apparaat (mobiele telefoon, tablet of computer) of webmail de e-mail ophaalt, dan kan het zijn dat je in het ene apparaat andere e-mail hebt staan dan bij het andere apparaat.

IMAP
Wanneer je e-mail ophaalt via IMAP, dan lees je de e-mail in feite direct van de server.

Voordelen

Als het apparaat waarmee je de e-mail ophaalt kapot gaat, dan blijft de mail op de server staan.
Handig als je via een ander apparaat (mobiele telefoon, tablet of computer) of webmail de e-mail ophaalt, op alle apparaten staat dezelfde e-mail.

Nadelen

Je dient altijd connectie te hebben met internet om je e-mail te kunnen lezen.
De mailbox wordt niet fysiek van de server afgehaald. Het schijfruimte gebruik zal dus toenemen wanneer je de e-mailbox niet regelmatig opschoont (e-mail verwijderen).